09 · المستندات والبيانات والأنظمة

إجابة لموظفيك، مع ذكر المصدر الذي جاءت منه

يجيب أسئلة الموظفين حول السياسات والأسعار والإجراءات من وثائق الشركة الداخلية، مع ذكر المصدر وضبط الوصول حسب الدور.

01

ما الذي يقوم به

تُفهرَس أدلة الموظفين وقوائم الأسعار وإجراءات التشغيل المعيارية وشروط الموردين والتعاميم الداخلية وتصبح قابلة للبحث بلغة طبيعية. يسأل الموظف بالعربية أو الإنجليزية ويحصل على إجابة تذكر الوثيقة المصدر وقسمها، فتكون الإجابة قابلة للتحقق من الأصل. والوصول يتبع هيكل الصلاحيات في الشركة: موظف الفرع والمدير المالي يريان مادتين مختلفتين. وتتلقى الشركة تقريرًا شهريًا بأكثر المواضيع سؤالًا، وهو ما يشير إلى مواضع الحاجة في التوثيق أو التدريب.

02

كيف يعمل، خطوة بخطوة

هذا هو المسار الفعلي بقواعده وحدوده — بما في ذلك اللحظة التي يتوقف فيها الوكيل ويسلّم لموظف.

  1. يصل منسؤال موظف بالعربية أو الإنجليزية
  2. خطوة 1يبحث في الأدلة والإجراءات وقوائم الأسعار والتعاميم المفهرسة
  3. خطوة 2يتحقق من صلاحية السائل قبل عرض أي مادة
  4. يتحققهل يسمح دور الموظف بالاطلاع على هذه المادة؟
    • مصرَّحيجيب ويذكر الوثيقة والقسم ليتمكن من التحقق بنفسه
    • خارج الصلاحيةلا تُعرض المادة، ويُوجَّه إلى الجهة المخوّلة
  5. يُسجَّلتقرير شهري بأكثر المواضيع سؤالًا يكشف أين يحتاج التوثيق أو التدريب
03

يعمل عبر

  • واتساب
  • الويب
  • منصات المحادثة الداخلية
04

ما الذي يشمله

01فهرسة الوثائق الداخلية للشركة
02مصدر مذكور مع كل إجابة
03وصول محكوم بالدور الوظيفي
04تقرير شهري بأكثر المواضيع تكرارًا
05

الضوابط التي تحكم الوكيل

أربعة مبادئ تحكم ما نبنيه وما نرفضه، وتنطبق على كل وكيل دون استثناء.

صدق تشغيليلا نلتزم إلا بعملية نقدر على قياسها. وحين لا يتفوق الوكيل على طريقة العمل الحالية، نقولها قبل توقيع العقد.
إشراف بشري بالتصميمكل وكيل يعمل ضمن حدود محددة ويصعّد إلى شخص بالاسم. الصلاحية تُمنح من العميل عمدًا، ولا يفترضها النظام.
العربية أولًا، والإنجليزية بالتساويعملاؤكم يكتبون باللهجة ويبدّلون اللغة داخل الجملة ويتوقعون أن يُفهموا. نبني لهذا الواقع لا نلتف حوله بالترجمة.
سلّم أولًا ثم توسّعنبدأ بعملية واحدة عالية الأثر ونستحق التالية. انضباط النطاق يحمي ميزانيتكم بقدر ما يحمي مصداقيتنا.
06

مشمول في كل تعاقد

  • صلاحيات محددة، وتصعيد إلى مسؤول بالاسم، وتقارير دورية
  • التسليم كتجربة محددة النطاق، أو عقد تشغيل شهري، أو بناء وتسليم
  • التشغيل عبر واتساب والدردشة والصوت والبريد، وداخل الـ CRM والتقويم

حدّد العملية التي تكلّفك أكثر من غيرها

سنوضّح كيف ينفّذها وكيل فلق، ببداية محددة النطاق ومقاييس متفق عليها مسبقًا.